Оптимизация кадров на предприятии: повышаем эффективность работы. Секреты оптимизации рабочего процесса Что такое оптимизация процессов исследования

отчет по практике

В общем случае, необходимость в структурных изменениях на предприятии возникает при существенных изменениях рыночной ситуации, переопределении целей и корректировке стратегий, при достижении предприятием определенных этапов развития, когда существующая структура сдерживает дальнейший рост.

Часть мер по оптимизации организационной структуры предприятия и снижению текучести кадров уже были предприняты в 2012 г., но для увеличения эффекта от предпринятых шагов дополнительно я считаю необходимым:

Для пресечения воровства и халатного отношения к товарам, в связи с тем, что основная текучесть кадров приходится на грузчиков и экспедиторов, ввести ряд материальных стимулов за отсутствие товарных потерь при погрузке/выгрузке и доставке товара покупателям;

Оптимизация работы отдела продаж (переложение части работы торговых представителей по приему заказов от покупателей на бухгалтеров отдела продаж, в связи с чем у торговых представителей высвободится время для поиска новых клиентов, решения спорных/сложных вопросов с уже существующими, подписание и согласование актов сверки взаимных расчетов с покупателями, решение вопросов по взысканию просроченной задолженности с покупателей и т.д.);

Усовершенствовать процедуру приема на работу новых сотрудников (дополнительные проверки на предмет отсутствия судимостей, наличия претензия со стороны службы судебных приставов, предоставление справки о несостоянии на наркологическом учете и т.д., что уже отчасти характеризует соискателя на вакантное место и дает работодателю возможность заранее просчитать риски, которые могут быть связаны с работой такого сотрудника);

Для снижения текучести кадров работников низшего звена обеспечить такие дополнительные меры стимулирования как: бесплатные обеды, медицинская страховка и т.д.;

Обеспечить новым сотрудникам (особенно по должностям, непосредственно работающим с документами) обучение порядку документооборота на предприятии и принципам правильного заполнения тех документов, непосредственно с которым и он работает, что позволит снизить претензии бухгалтерии к качеству оформления первичных учетных документов.

В целом же удовлетворенность своей работой, дополнительное материальное стимулирование и сплочение рабочих групп в пределах компании могут снизить коэффициент текучести кадров.

Анализ пассажирооборота и его динамики

Очевидно, что потенциальными пользователями результатов экономического анализа будет руководство компании. АО «ФПК» разработала стратегию развития...

Анализ хозяйственной деятельности предприятия

Процесс работы над оптимизацией Рисунок выше показывает каким образом будет осуществляться процесс оптимизации. Как было упомянуто...

Анализ эффективности затрат закупочной деятельности компании ООО "Любитель"

Внеоборотные активы предприятия и их анализ

Направления экономии материальных ресурсов на промышленном предприятии

?? ???????? ???????? ????????? ??????? ??????? ????? ?????????????? - ??????????? ????????...

Оборотные активы и оборотный капитал торговой организации

Методы исследования: Следует выделить методы эмпирического исследования: наблюдение, сравнение, измерение, и методы финансовой математики - начисление процентов. Глава 1. Оборотные активы торговой организации 1...

Оптимизация контрактных отношений в сфере материального обеспечения в здравоохранении

Организационно-правовые формы создания предприятий

Деятельность предприятия общественного питания связана с производством кулинарной продукции, ее реализацией и организацией потребления...

Организационно-экономическая характеристика ОАО "Мордовцемент"

Для данного предприятия у меня будет немного рекомендаций. Проанализировав финансовые показатели и данные бухгалтерской отчетности, могу предложить предприятию на ближайшее время не брать большие обязательства...

Оценка и оплата труда консультантов по кадровому консалтингу

Предприятие «Престиж» передало функции по ведению кадрового делопроизводства консалтинговой компании «Лидер» - внешнему исполнителю. Эти услуги относятся к аутсорсингу. Кадровый отбор также производит консалтинговая компания «Лидер»...

Оценка эффективности финансово-хозяйственной деятельности ООО "Дизель Дон Сервис"

В данной работе предложены основные организационно-технических мероприятий ООО «Дизель Дон Сервис» по оптимизации финансово-хозяйственной деятельности на 2011 год такие как: · внедрение новой техники...

Руководитель считает, что есть основные сайты для продажи объектов, где находятся все клиенты. Пренебрегают другими сайтами. По-хорошему, объект должен рекламироваться минимум на 50 площадках, а лучше на 100. К сожалению многие крупные компании...

Стандарты и системы качества авиакомпании "Аэрофлот-Норд"

Структура уральской экономики, роль и место промышленности

Анализ организации финансовой деятельности ООО «Техмашсервис» и оценка управления финансово-экономической деятельности изучаемого объекта позволяет сделать следующие выводы: - бухгалтерский и финансовый учет на предприятии не...

Управление структурой капитала предприятия (на примере ЗАО "Олипс")

В различных странах между собственным и заемным капиталом используются различные соотношения (нормативы). В России применяют соотношение 50/50, в США - 60/40, а в Японии - 30/70. Из анализа структуры капитала ЗАО «Олипс» видно...

Эффективность любой бизнес – организации определяется возможностью получения ею наибольшей прибыли в минимальных условиях, что является главным показателем её успешности. Повышению рентабельности компании существенно способствует её оптимизация. Оптимизация компании определяется как комплекс мер, применяемых для повышения качества и улучшения процессов управления бизнесом, направленные на увеличение её эффективности в имеющихся обстоятельствах. Рассмотрим методы достижения цели оптимизации компании.

В этой статье вы прочитаете:

• Для чего нужна оптимизация компании
• С чего начать оптимизацию
• Как добиться увеличения эффективности работы при одинаковых ресурсах
• Каких ошибок следует избегать при оптимизации компании

С чего начать оптимизацию компании

Инициируя оптимизацию компании, сформулируйте ответы на следующие вопросы:

Лучшая статья месяца

Мы подготовили статью, которая:

✩покажет, как программы слежения помогают защитить компанию от краж;

✩подскажет, чем на самом деле занимаются менеджеры в рабочее время;

✩объяснит, как организовать слежку за сотрудниками, чтобы не нарушить закон.

С помощью предложенных инструментов, Вы сможете контролировать менеджеров без снижения мотивации.

• Какой бизнес запланирован вашей организацией?
• Какие достижения вы предполагаете получить через один – три года путём оптимизации компании?
• Что вы будете предлагать клиентам в ближайшие годы (товары, услуги, решения)?
• Какие методы заработка на данных предложениях вы видите?
• В чём заключаются ваши преимущества перед конкурентами?

Ответы на предложенные вопросы имеют большое значение для формирования или оптимизации стратегической линии Вашей организации. Теперь вы можете заняться оптимизацией организационной структуры.

Как провести анализ существующей структуры

Для выявления достоинств и негативных сторон уже существующей организационной структуры предприятия и последующей оптимизации компании в этой сфере сначала необходимо составить её схему. Затем рекомендуется осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Анализ изменений в составе и численности отделов в ходе развития организации и соотнесение полученных данных с её результативностью.

Шаг 2. Анализ значимости и ответственности участников бизнес-процессов, производительности труда отдельных работников и их групп в подразделениях.

Шаг 3. Анализ имеющихся данных о структуре организации компаний, относящихся к той же отрасли, что и Ваше предприятие.

Шаг 4. Определение стратегически необходимого предприятию перечня и количества подразделений по результатам оптимизации компании и сопоставление его с уже существующей структурой.

Шаг 5. Разработка обновлённой структуры предприятия в соответствии с одним из трёх принципов её построения. Финансовый расчёт предполагаемых затрат и прибыльности вносимых изменений при оптимизации компании. Определение возможных рисков при их осуществлении или в конце проекта, оценка их воздействия на бизнес – процессы компании и поиск мер по минимизации отрицательных последствий.

Шаг 6. Разработка локальных нормативных актов организационно-распорядительного типа. Реализация изменений и оптимизация организационной структуры, в том числе количества штатных сотрудников.

3 принципа построения организационной структуры

Для осуществления стратегических намерений при оптимизации компании необходимо решить комплекс задач с собственными целями и периодом их достижения. Знание данных задач позволяет определить необходимые количество и вид ресурсов. Одновременно важно выполнять выбранный принцип формирования или оптимизации организационной структуры компании.

Принцип 1. Основные внутренне взаимосвязанные процессы в компании определяют создание её отделов и должностей сотрудников. Каждый отдел занимает собственное место в бизнес-процессах организации и обеспечивает их выполнение. Характеристика бизнес-модели компании, выявление главных последовательностей процессов и анализ функции каждого из подразделений в рамках этих процессов являются необходимыми условиями для внедрения данного принципа, способствующего оптимизации деятельности компании.

Принцип 2. Ответственность руководителя не является фрагментарной и распространяется на результаты всех связанных между собой процессов. В данной ситуации межфункциональные или сквозные процессы становятся компетенцией определённого руководителя или руководящей группы с установленным бюджетом, сформированными полномочиями и материальной базой. Именно так можно уменьшить время на реализацию проектов по оптимизации компании, способствовать росту цены на продукцию, избежать факторов, провоцирующих неоправданные потери: несогласованности действий сотрудников, внутренней конфронтации между ними из-за влияния, положения и материальных преимуществ.

Принцип 3. Определяющими параметрами для формирования подразделений установленного состава и количества при оптимизации компании должны быть её цели, назначенные на конкретный период, и существующая материальная база. На деле же структура отечественных бизнес – организаций и штат их сотрудников не определяются их задачами, также и стратегическими. В обстоятельствах постоянных и непрогнозируемых рыночных перемен сохранять имеющуюся структуру и штат становится слишком затратным делом. При этом одномоментное резкое сокращение штата как метод оптимизации компании чревато снижением доверия работников к руководству. В связи с этим наиболее эффективным шагом, содействующим оптимизации работы компании, будет пересмотр количественного и качественного состава её отделов в соответствии с её новыми целями, определёнными на следующий период, а также распределение наиболее ценных работников на наиболее значительные направления деятельности.

Как оптимизировать бизнес-процессы

Оптимизация компании определяется как взаимная интеграция различных бизнес-процессов. Именно нарушение взаимосвязей в бизнес-процессах обычно становится источником конфликтных ситуаций и острых дискуссий на оперативных совещаниях предприятия. Их устранение возможно исключительно путём вмешательства Генерального Директора. Управляющие смогут вновь прийти к единству только при условии характеристики и упорядочивания всех несогласований.

В чём заключается необходимость оптимизации бизнес-процессов компании?

Во-первых, возрастает ясность деятельности компании. Становятся возможными оптимизация работы компании, улучшение регламентации и оплаты труда сотрудников и т.д.

Во-вторых, появляется возможность взвешенного отбора процессов, предназначенных к автоматизации. В ней нуждаются лишь то, что оказывает значительное воздействие на рентабельность организации и материальный эффект её функционирования, то есть способствует оптимизации её работы. Инициировать автоматизацию менее существенных процессов ошибочно.

В-третьих, возрастает понимание работниками стратегических целей и задач организации, совершенствуется система управления ею.

В-четвертых, возрастает качество продаваемой продукции. Необходимо, чтобы каждый процесс компании способствовал повышению этого качества. В случае наличия даже незначительного дефекта важно выяснить его причину, найти процесс, недостатки которого провоцируют убытки. Нахождение проблемных участков процесса способствует значительной оптимизации общего итога работы компании при наименьших усилиях. В оптимизации нуждаются, прежде всего, процессы, влияющие на результат в большей степени.

Когда нужно регламентировать бизнес-процессы

Многостраничные характеристики бизнес-процессов различных компаний не всегда могут иметь положительный эффект. По опыту процессы нуждаются в обязательной регламентации в следующих случаях:

1. Когда функционирование компании в результате её оптимизации должно стать более прозрачным и управляемым.

2. Если компанией начинает управлять менеджер по найму, меняется её руководитель или продаётся её бизнес. Новому владельцу будет необходимо получить характеристику бизнес – процесса как опись имущества, обязательно составляемая для акта передачи любой собственности.

3. Когда внедряются информационные системы (ERP-системы и т. п.). Здесь необходима не только характеристика, но и реинжиниринг бизнес-процессов с целью их оптимизации.

4. Когда формируется объединённый холдинг. Примером может послужить предприятие по продаже мебели, приобретающее мебельное производство и лесопильный цех, а затем формирующее бизнес - вертикаль. Оптимизация новой компании возможна лишь в случае чётков регламентированных и оптимизированных процессов.

5. На бывшем государственном предприятии. В организациях этого типа бизнес-процессы на протяжении многих лет хранятся в памяти ведущих ответственных специалистов – инженера или технолога. Вместе с погружением в прошлое советских времён становится вс ё меньше и таких специалистов, чьи знания уходят вместе с ними, не сохраняясь в фиксированных характеристиках.

В каких случаях описывать бизнес-процессы неэффективно

Во-первых, руководящему составу очень маленьких компаний. Характеристика процессов как метод оптимизации работы компании – дело весьма затратное, а итоговые заключения нередко являются крайне общими. К примеру, результатом длительного описания, осуществлённого с намерением вывести организацию из кризиса, становится рекомендация сменить заместителя Генерального Директора. Помимо этого, изменения в маленькой организации происходят настолько быстро, что затратное описание как метод оптимизации работы компании теряет свою актуальность уже в период исполнения.

Во-вторых, напротив, в очень крупных компаниях (5-6 тысяч сотрудников). Для исчерпывающего описания масштабных бизнес-процессов с целью оптимизации компании будут необходимы особенные технологические решения, временные и материальные затраты. Значительно более действенным в организациях такого типа может стать, к примеру, метод характеристики организационно-функциональных структур.

В-третьих, в случае отсутствия у организации внутренних ресурсов (менеджеров соответствующей квалификации). Даже если, согласно представлению консультантов, оптимизация бизнес-процессов компании будет казаться идеальным и универсальным решением всех проблем, необходимо будет сначала убедиться, что в компании есть сотрудник, ориентирующийся в данном вопросе. Если в компании такой специалист отсутствует, не будет пользы и от консультанта, поскольку никто не сможет разобраться в составленных им с целью оптимизации схемах бизнес – процессов.

Как описать существующие бизнес-процессы

Выделение задачи в отдельный проект. Необходимо сформировать в рамках компании особую группу специалистов и выбрать среди них руководителя проекта. Руководитель должен располагать соответствующими его должности положением и возможностями.

В случае описания бизнес-процессов исключительно с целью продемонстрировать прозрачность предприятия потенциальному инвестору, проект по оптимизации может быть отдан в ведение заместителя Генерального Директора. Подлинной реорганизацией и оптимизацией компании может руководить только первое лицо. Если функция руководства оптимизацией деятельности компании будет передана под ответственность кого-либо из штатных сотрудников, задача не будет выполнена, поскольку её релизация требует координирования действий различных подразделений компании, которое может осуществить только генеральный директор. Поэтому руководить реализацией проекта оптимизации компании путём описания бизнес-процессов под силу исключительно ему.

В идеале для описания бизнес-процессов с целью оптимизации деятельности организации следует привлечь как специалистов со стороны, так и штатных сотрудников компании. Поручение приглашённым консультантам выполнение всей задачи может повлечь за собой риск потенциальной зависимости. Использование для оптимизации бизнес-процессов труда только собственных сотрудников ведёт к отвлечению их от основной деятельности и большим временным и материальным затратам на их обучение. Поэтому взаимодействие внешних и внутренних специалистов даёт оптимальный эффект для оптимизации работы компании. Следует, однако, помнить, что их компетенции должны иметь точки соприкосновения. То есть привлечённые специалисты должны изучать специфику функционирования организации, а её собственные управленцы – технологию описания процессов.

Агитация и пропаганда внутри компании. Эффективным шагом по оптимизации работы компании будет организация семинара для команды управленцев. Следствием его отсутствия будут разногласия и конфликтные ситуации, которые продлятся до конца реализации проекта.

Это происходит потому, что характеристика процессов явственно демонстрирует работу каждого отдела компании. Для сотрудников это не всегда позитивное явление. К примеру, может выясниться, что количество процессов у одного подразделения значительно больше, чем у другого, хотя его управляющий часто сетует на недостаточность ресурсов. Также работники утрачивают чувство незаменимости и начинают бояться за своё рабочее место. Когда сотрудник полностью описывает свой рабочий процесс, он может быть освобождён от должности и заменён более молодым специалистом. Помимо этого в ходе реализации проекта описания бизнес-процессов с целью оптимизации компании может выясниться, что происходит обмен функциями между отделами или подразделения, сами того не ведая, занимаются одним и тем же видом деятельности.

По этой причине важно способствовать установлению сотрудничества между штатными работниками и внешними консультантами в течение всего периода реализации проекта. Необходимо демонстрировать результаты каждого этапа осуществления данного метода оптимизации работы компании, выслушивать работников, организовывать обучение, объяснять и убеждать.

Предварительное знакомство с компанией. В случае привлечения консультантов для оптимизации Вашей компании Вам нужно познакомить их с командой её управляющих, предоставить им возможность ознакомления с документацией, нормативно-правовой базой и инструкциями организации, а также с существующим практическим опытом. В обязанность консультантов входит также объединение в один электронный документ всех должностных инструкций и описание всех существующих процессов. Статус процесса должны приобретать любые функции сотрудников, в том числе, к примеру, и обеспечение содержания достаточного количества запасов на складе. Эти запасы должны быть использованы кем-либо – таким образом один процесс переходит в другой, и находятся их точки соприкосновения.

Практически повседневная деятельность сотрудников не во всём совпадает с должностной инструкцией, поэтому в целях оптимизации работы подразделений важно изучать именно практическую ежедневную деятельность сотрудников компании на их рабочих местах.

Интервью. Консультанты задают работникам вопросы об их деятельности на рабочем месте. Ответы сотрудников преобразовываются ими в понятия бизнес-процессов. Консультанты могут общаться с работниками компании в течение нескольких дней, с целью уточнения, корректировки и детализации описываемых процессов. В найденном множестве процессов начинается поиск точек соприкосновения, взаимосвязи, процессы объединяются в цепи по аналогии с электричеством, в образовавшейся цепи идёт поиск «обрывов». Поиск разрывов в цепи является важным этапом оптимизации бизнес- процессов компании; процесс, не взаимосвязанный ни с одним из существующих, является лишним для компании и не приносит ей пользу.

Рыбу чистят с хвоста

Михаил Гордеев, директор по технологиям компании «Евроменеджмент», Москва

1. Для осуществления оптимизации компании важно придать бизнес-процессам «жесткость», то есть сохранить существующую модель в неизменном виде. Оптимизация бизнес-процессов будет неосуществима, если текущие процессы не поддаются описанию (в том числе, по причине постоянных изменений в них) В таком случае можно начать формирование процессов с нуля.

2. «Рыбу чистят с хвоста», что подразумевает необходимость оценивать оптимальность деятельности от частностей к общему – путём нахождения несовершенств, их объединения во взаимосвязанные комплексы и исправление в кратчайшие сроки с целью оптимизации.

3. Велика вероятность того, что исправление проблем одного типа негативно влияет на другие аспекты процесса. Необходимо обладать способностью предвидеть подобные последствия оптимизации деятельности компании, оценивать преимущества и недостатки и осуществлять обоснованный отбор.

4. Совершенно организованные трудовые процессы не находят позитивного отклика у работников. Эффективная оптимизация деятельности компании способствует усилению эксплуатацию исполнителей, отчего сотрудники активно противостоят переменам.

Методика описания бизнес-процессов

Основными вопросами, на которые нужно ответить, описывая бизнес-процессы с целью оптимизации работы и структуры компании, являются следующие:

• Каковы начало и завершение процесса?
• Каковы процедуры, составляющие процесс?
• Кто является исполнителем каждой из них?
• Какие результаты приносит выполнение каждой процедуры?
• Кто является получаетелем результата и как его использует?

Немаловажными моментами становятся также методы транслирования информации и её носители. К примеру, передача информации устно может сработать по принципу «глухого телефона» или, что ещё хуже, не сработать вообще. Это также может стать сферой оптимизации работы компании.

Какие источники идей для оптимизации бизнес-процессов можно использовать

Первый источник - специалисты и эксперты Вашей компании. Статус bestpractice (с англ. - лучший, передовой опыт, успешная практика) не был задан изначальным замыслом большей части функционирующих сегодня компаний, но сформировался в процессе их развития. Он стал результатом созданных в результате оптимизации деятельности компании усовершенствованных и усложнённых процессов, творческих идей сотрудников, предлагавших внедрение новых возможностей и т.д. В штате подобных компаний есть креативные кадры, видящие несовершенства и вызываемые ими утраты, но не предпринимают никаких действий для оптимизации работы, поскольку не имеют полномочий для улучшения. Они осознают всю длительность бюрократических проволочек в реализации нового и в состоянии открыто заявить об этом на каком-либо общем собрании. Однако к их мнению не прислушаются из-за нежелания что-либо изменять. Оптимизация работы компании становится для таких сотрудников шансом высказаться, сформулировать свои идеи, собственную позицию по сложившейся ситуации и по путям её усовершенствования.

Второй источник - это внешние образцы, стандарты. Стандартные подразделения, такие как бухгалтерии и склады, являются частью огромного количества компаний на протяжении многих десятилетий. Однако каждый российский руководитель, организующий собственное дело, заново создаёт собственный склад и бухгалтерию, то есть тратит свою творческую энергию на изобретение, уже созданное до него. Возможно даже, небезуспешно. Однако для оптимизации работы компании предпочтительно использовать созданные и усовершенствованные модели. Существуют целые библиотеки, в которых представлены модели характеристики стандартных бизнес-процессов. Существуют стандартизированные сведения, в том числе, о количестве сотрудников в бухгалтерском отделе компании.

Третий источник - это bestpractice. Вместе со всем движущимся миром находятся в постоянном движении, поиске и стремлении к совершенству также бизнес – компании. Для оптимизации деятельности собственной компании можно и нужно знакомиться с опытом других успешных организаций, к примеру, Johnson&Johnson, и реализовывать bestpractice на собственной базе.

Типичные ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Неправильная постановка задачи. Основное правило – конкретная и корректная постановка задачи: что необходимо сделать для оптимизации компании, за какое время и какой результат нужно получить. Непосредственному улучшению едва ли будет способствовать характеристика бизнес-процессов (если только в описании не обнаружится явная сумятица или повторяющиеся функции подразделений). Для оптимизации работы компании необходимо решить, к какому результату нужно направить развитие компании.

К примеру, бессмысленно характеризовать процессы деятельности бухгалтерского отдела, если у Вашей организации нет доходов. Причину низкой рентабельности работы следует искать в подразделении, отвечающем за сбыт продукции. С оптимизацией работы этого проблемного подразделения улучшится и работа других, в том числе и бухгалтерии. Следовательно, описание процессов бизнеса – это этап в масштабной акции оптимизации управления компанией.

• Договор на оказание услуг: типичные ошибки, важные условия

Несоразмерность задач и усилий. На практике встречаются описания процессов, не связанных с основной целью организации (к примеру, взаимодействие руководителя с секретаршей в стремлении дозвониться до заместителя). Ясно, что описание такого процесса не имеет никакого смысла для оптимизации работы компании, является ошибочным по содержанию и затратам.

Неправильный выбор средств описания. Для описания бизнес-процессов с целью оптимизации работы компании используются программы различной мощности. Их стоимость рассчитывается в диапазоне от 100 до 100 тысяч долларов США. Очевидно, что мощность приобретаемой программы должна быть соотнесена с масштабом компании. Так, неоправдано приобретение мощной программы маленькой компанией. Программа выбирается исходя из финансовых возможностей компании и задач, решение которых предполагается осуществить путём оптимизации бизнес-процессов компании. В соответствии с имеющимся опытом, сравнительно несложные решения типа BP Win2 могут способствовать достижению поставленных целей даже в больших компаниях. В любом случае программное обеспечение является только вспомогательным элементом. Определяющую роль играет качество организации процесса оптимизации компании.

Оптимизация бизнес-процессов – задача системная и постоянная

Алла Бедненко, директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва

В условиях интенсивного развития организации её управляющий вынужден осуществлять оптимизацию её деятельности на регулярной основе. Именно так было решено действовать в нашей организации. Заказчиком проекта оптимизации компании стал Генеральный Директор компании «Эконика-обувь», его куратором - вице-президент корпорации «Эконика». Руководителем проекта стал директор по персоналу.

1. Цели. Целями нашего проекта по оптимизации бизнес-процессов стали: выявление нуждающихся в усовершенствовании процессов, их адаптация к стратегическим задачам организации и подготовка в введению в использование целостной автоматизированной системы управления бизнесом.

2. Этапы проекта. Для осуществления проекта оптимизации компании были осуществлены следующие шаги:

• формирование существующей модели бизнес-процессов;
• формирование желаемой модели бизнес-процессов (с фиксацией основных параметров действенности главных отделов организации);
• планирование предполагаемых корректив и создание техническго задания для разработки и введения в действие корпоративной информационной системы;
• генерация идеи автоматизации трудовых процессов компании;
• оптимизация бизнес-процессов компании как таковая, то есть их усовершенствование.

3.Критерии оценки результатов проекта. Изначально были определены следующие:

• минимизация затрат времени, кадров, материальных и финансовых затрат (измеряется в %);
• рост качества и своевременности отчётов менеджеров (в %);
• сокращение влияния извне на результаты деятельности компании (в %);
• рост ориентации на интересы клиентов каждого из отделов компании (до уровня 8-9 из 10 баллов) в целях выполнения плана по доходам от продаж и оптимизации деятельности компании;
• рост действенности бизнеса.

4. Команда. Проектом по оптимизации бизнес-процессов компании руководила руководящая группа из семи человек. В её составе работали директор по маркетингу, помощник Генерального Директора компании, руководитель отдела информационных технологий и руководитель отдела создания коллекций.

Руководящая группа разработала техническое задание, создала требования к проекту оптимизации бизнес-процессов компании, заключила контракты с внешними специалистами и создала позитивные условиях для их работы, согласовала график работы и сформировала параметры действенности проекта. Собрания группы проходила еженедельно.

В составе ещё одной рабочей группы по оптимизации работали 10 топ-менеджеров организации. Перед группой были поставлены следующие задачи:

• приобретение навыков для осуществления проекта оптимизации;
• отбор и аналитический обзор документов и сведений для оптимизации;
• генерация согласованной точки зрения;
• утверждение и осуществление изменений.

Для обсуждения возможных перемен в различных процессах дважды или трижды в неделю собирались маленькие группы сотрудников. Так удалось привлечь весь штат к обсуждению предполагаемых перемен.

5. Реализация проекта. Осуществление проекта, направленного на оптимизацию работы компании, осуществляется уже восемь месяцев. На данном этапе происходит введение в действие преобразований. Предполагаем, что период осуществления задачи оптимизации составляет около двух лет. Когда будет принята структура информационной системы холдинга, начнётся работа над формированием технического задания для оптимизации информационной системы всей корпорации в целом.

6. Результаты. На сегодня главным достижением считаем формирование желаемой модели бизнес-процессов, согласованная позиция управляющего персонала организации. Помимо этого мы получили чёткое представление о типе организационной структуры, необходимой для действенного осуществления бизнес- задач. Была осуществлена оптимизация финансов, хода формирования коллекций, поставок, логистики.

Опыт деятельности по оптимизации работы компании демонстрирует её достойную организацию. Однако результат мог бы стать ещё лучше, если бы в организацию на постоянную работу был принят специалист в области анализа бизнеса; его профессиональный взгляд на внутренние процессы компании обогатил бы заключения приглашённых консультантов. В идеале большую часть собственного рабочего времени – около 80% – генеральный директор должен посвящать этой инициативе. Для нашей организации эта задача оказалась невыполнимой, поскольку мы занимаемся также вопросами менеджмента персонала (в настоящее время количество работников - около 800 человек).

Памятка руководителю: 10 «не» для успешной оптимизации компании

1. В процессе оптимизации компании не менять порядок деятельности после его утверждения.
2. Не открывать лишний доступ к сведениям о схемах.
3. Не отказываться от возможности дополнительного обучения или инструктирования персонала компании.
4. Не откладывать разработку первоочередных документов по оптимизации деятельности компании.
5. Не отказываться от подготовки к разбирательству в суде.
6. Не упускать оценивание целевой оправданности оптимизации компании.
7. Не применять в компании черезчур стандартизированные структуры.
8. Не использовать схемы, в особенной степени контролируемые государством.
9. Не сотрудничать в целях оптимизации компании с партнёрами, не заслуживающми доверия, или нелегальными оптимизаторами.
10. Не позволять использовать схему без отчётливой и обоснованной цели бизнеса.

Пути оптимизации расходов компании

Затраты неизбежны в любом бизнесе, они стимулируют нормальное функционирование и деятельности компании. При этом закон рентабельности требует оптимизации и повышения эффективности расходов, то есть ответной прибыльности каждого израсходованного рубля. Подобная цель поможет руководителю избежать необоснованных трат. Однако оптимизация расходов компании очевидна не для каждого директора. Приведём здесь три основных принципа работы, которые помогут избежать ненужных трат.

Планирование.Распространённым заблуждение многих управленцев является связывание оптимизации затрат компании с бдительным надзором за уже имеющимися денежными потоками. Однако не принимается во внимание источник появления этих денежных средств. Если управление осуществляется исключительно на уровне платежей, компании грозит перманентная нехватка средства, а за частым использованием кредитной системы может последовать и банкротство. Одним из методов оптимизации расходов компании путём повышения эффективности минимизации затрат является учёт доходов и расходов. Планирование обеих систем необходимо заблаговременно и будет способствовать оптимизации расходов. Хорошо, если руководитель располагает подробным планированием количества доходов и расходов, распределённых на месяцы, кварталы и года. В зависимости от перспективы – краткой или долгосрочной – проекты для инвестеров могут казаться или затратными, или весьма выгодными.

Контроль. Необходимо предоставлять руководителя полные и правдивые сведения о своей компании. Сведения не могут быть приукрашенными, но исключительно объективными. Контроль затрат начинается сразу же, как только осуществляется их учёт. Нередко на предприятиях формируется даже специальное подразделение по сокращению затрат и оптимизации расходов компании, работники подразделения

• выявляют параметры, оказывающие влияние на расходы;
• контролируют выполнение нормативных технологических процессов, сформированных во время создания организации;
• производят расчёт наилучшей нагрузки производственных цехов компании;
• выявляют обстоятельства, способствующие перерывам в работе компании;
• проверяют процесс выгрузки или приёма товаров на неполадки;
• контролируют излишнюю загруженность склада.

Следующим этапом оптимизации расходов компании становится анализ и усовершенствование расходной схемы, другими словами работники самостоятельно планируют сокращение обнаруженных расходов, которое затем изучается и, возможно, утверждается руководителем. В таком планировании могут фигурировать централизованное приообретение главного сырья, повышение действенности взаимодейстия с клиентурой и т.д.

Дисциплина. Бюджет компании содержит сведения о стратегии оптимизации её расходов и минимизации затрат и, которая, в свою очередь, утверждается её руководителем. Нарушение этих правил практически исключено. Осуществление мониторинга выполнения данного правила относится к ведению финансовых подразделений компании. Они должны отслеживать обоснованность затрат и отбрасывать излишние расходы. Приказ руководителя компании утверждает жёсткую материальную дисциплину; в соответствии с этим приказом принятие решения о расходах является прерогативой одного или нескольких ответственных специалистов, назначенных директором.

10 правил борьбы с затратами

1.При оптимизации расходов компании важно не полное отрицание расходов, но способность управлять ими. Иногда может быть полезным и увеличение расходов.

2.Нужно соблюдать «закон эффективности» – каждая доля расхода должна давать максимальную прибыль, либо необходимо минимизировать расходы насколько это возможно.

3. Траты могут быть следствием как действия, так и его отсутствия.

4. В оптимизации расходов компании следует избегать максимализма. Положительным результатом является даже незначительное снижение трат или их фиксированный уровень.

5. В борьбе с чрезмерными затратами с целью оптимизации компании не существует незначительных деталей. Не бойтесь обвинений в скрупулёзности и помешательстве. Сотрудники должны приучиться экономить любые расходные материалы – бумагу, электроэнергию, воду и т.д. Экономия в малом обеспечит навык экономного отношения и к крупным расходам и будет способствовать их оптимизации.

6. Снижение и оптимизация расходов компании неосуществимо без дополнительных трат.

7. Расходы бывают не только лишними; существуют траты, которые защищают от более крупных потерь (к примеру, оплата страховых услуг, охраны и повышения качественного уровня деятельности компании).

8. Работа по оптимизации расходов компании не имеет окончания, она должна осуществляться тщательно и на постоянно основе.

9. Каждый сотрудник должен принимать действенное участие в борьбе с затратами с целью оптимизации работы компании в соответствии со своей индивидуальной функцией.

10. Борьба с затратами компании и оптимизация её расходов требует регулярной письменной фиксации наблюдений, внимательных расчётов и недоверчивости. Необходимо записывать каждое замеченное несовершенство и любую новую идею по оптимизации работы компании. Если Ваши подчинённые не подтверждают свои заключения числовыми показателями, не доверяйте им, и проверяйте цифры, если они приводят эти показатели. Ваша скрупулёзность и придирчивость – залог победы в противодействии лишним расходам.

Четыре решения по оптимизации, которые повысили производительность в 5,5 раза

Ярослав Иванов , управляющий директор Курского электроаппаратного завода (КЭАЗ)

Я руковожу Курским электроаппаратным заводом чуть меньше 9 лет, и за этот период мы с моей управленческой группой преодолели сложное положение организации, повысили уровень прибыли на 516%, а показатель среднего заработка – на 440%. В данном материале я раскрою наиболее действенные приёмы финансового роста и оптимизации расходов компании без привлечения сторонних материальных ресурсов.

Решение 1. Создание конкуренции между цехами и внешними поставщиками

С целью оптимизации деятельности нами было инициировано создание нового подразделения компании по управлению внешними комплектациями. Предназначением отдела является привлечение поставок из других организаций составляющих дешевле тех, которые изготавливаются на нашем собственном предприятии.

Решение 2. Перевод рационализаторства на более высокий уровень

Представлять идеи возможно поэтапно: составить заявку, просчитать результат, осуществить, наградить автора эффективной идеи по оптимизации работы компании. После тщательной програботки каждого этапа оптимизация компании начала приносить позитивные результаты.

• Краудсорсинг: как сделать его эффективным инструментом для бизнеса

Оформление заявки. В персональные KPI управляющих подразделениями был внесён показатель количества представленных работниками идей, чтобы активизировать процесс рационализации и оптимизации работы компании. По окончании каждого квартала подводятся итоги. Ежеквартальный рост количества оформленных и представленных рационализаторских идей влияет на 10% изменяемой части заработной платы управляющего подразделением.

Расчет эффекта. До оптимизации работы компании процесс установления себестоимости не был достаточно ясным. Перевод управленческого учёта в автоматизированный формат выявления коммерческого результата значительно упростилось.

Внедрение и премирование. В случае принятия и утверждения идеи её осуществление ведётся специалистами в сфере технологий, конструирования и другими компетентными в данной сфере сотрудниками компании. Команды такого типа, формируемые на ограниченный срок, получают вознаграждение за сотрудничество по реализации рационального предложения и оптимизации компании в объёме до 15% от общего экономического результата. Авторы идей получают до 10%. Такая система вознаграждений способствует аккумуляции в организации большого количества идей по оптимизации деятельности компании, ряд которых на протяжении нескольких лет позволяют сокращать расходы на суммы в в 3–5 млн руб..

Решение 3. Дать начальникам цехов почувствовать себя хозяевами-предпринимателями

Прежде чем я приступил к управлению предприятием отдел труда и заработной платы (ОТиЗ) каждый месяц начислял работникам доплаты в соответствии с нормативами. Эти доплаты вызывали споры между производством и данным подразделением. Нормативы лимитировали объём выплат, поэтому никто не старался преодолеть нормативы, даже если появлялась такая возможность.

Для оптимизации компании в сложившейся обстановке мы использовали следующие методы.

1. В базу данных компании была занесена существующая нормативная трудоёмкость. Такой путь решения проблем был единственным, поскольку предприятие имеет 40 тыс. операционных трудовых норм, прохронометрировать все процессы не представлялось возможным.

2. Работникам компании было гарантировано сохранение объёма заработной платы, если плановая трудоёмкость была превышена.

3. Цеховые управляющие компании были обучены фундаментальным основам финансовой грамотности; полученные знания позволили им сформировать собственные материальные фонды («внутреннюю заначку»). Начальники научились резервировать средства, которые можно было использовать для доплат работникам, даже если прибыль временно сокращалась, сохранив, таким образом, стабильный доход подчинённых.

4. Цеховые управляющие компании получили полномочия самостоятельно принимать специалистов на работу и увольнять их. Начальники цехов, таким образом, превратились в настоящих бизнесменов и, как следствие, изменили отношению к делу на более хозяйственное.

Решение 4. Изменение корпоративной культуры

Основным пунктом обновлённой и регламентированной нами корпоративной культуры с целью оптимизации структуры компании стало стремление сотрудников к возрастанию эффекта деятельности, а не к потреблению имеющихся ресурсов. Мы принципиально убеждены, что эффективность должна возрастать изо дня в день, что финансовые ресурсы организации не могут распределяться одними и присваиваться другими.

• Тренинги по продажам: что нужно знать перед началом

Результаты. Возрастание производительности мы считаем нашим основным достижениям. За неполные 9 лет доход вырос приблизительно в 5 раз: от 500 млн. рублей при количестве штатных работников 2 000 человек до 2 млрд. рублей при количестве штатных сотрудников 1, 5 тысячи в 2014. Вырос доход сотрудников, хотя процент труда в себестоимости остался прежним.

Оптимизация компании представляет собой сложный и трудозатратный процесс. Однако он неизменно плодотворен в вопросах роста производительности и эффективности труда, обеспечивает компании стабильную позицию на рынке, что в особой степени важно в кризисный период. В нашей стране под оптимизацией компании принято понимать не увеличение производительности труда, а сокращение сотрудников. Такую интерпретацию оптимизации компании можно сравнить со стремлением похудеть не с помощью различных видов физической активности и путём уменьшения веса через удаление излишков жира. Однако жир скоро вернётся, если после его удаления не будут созданы условия, предотвращающие его появление. Эффективно выстроенный бизнес способен быть успешным и развиваться без кредитных займов в любой экономической обстановке.

Информация об авторе и компании

Михаил Гордеев, директор по технологиям компании «Евроменеджмент», Москва. Стабильно входит в состав ведущих консалтинговых фирм России, занимая лидирующие позиции в организационно-управленческом и кадровом консалтинге, подборе персонала (по данным Института стратегического анализа и развития предпринимательства, Ассоциации менеджеров России, рейтинговых агентств «Эксперт РА», «Деньги», «Профиль», «Юниправэкс»). Компания обеспечивает системное решение управленческих и кадровых задач организаций(от подбора персонала, кадрового, организационного и финансового консультирования до разработки и внедрения автоматизированных систем).

Алла Бедненко , директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва.Одна из лидирующих компаний на российском рынке модной обуви, оператор розничной сети в России. Более ста фирменных магазинов обуви «Эконика» открыты по всей России, а также на Украине и в Казахстане.

Ярослав Иванов получил бизнес-образование в Стокгольмской школе экономики и Высшей школе бизнеса Государственного университета управления. Профессиональный музыкант, юрист и менеджер-предприниматель. Последние десять лет работает на различных руководящих позициях предприятия КЭАЗ. Сфера деятельности: разработка, производство и продажа электротехники. Территория: продукция представлена в России и всех странах бывшего СССР, а также в Индии, Монголии и Южной Корее. Численность персонала: 1500. Годовой оборот: 2 млрд руб. (за 2014 год). Годовой объем выпуска автоматических выключателей: более 5 млн.

Любая компания, производство или бизнес – это организованная команда работников, которые в полном объеме выполняют все поставленные задачи. Обязанность руководителя – обеспечить производственный процесс задачами, которые в комплексе помогают достичь главного результата – повышение прибыли. Оптимизация процессов в организации бизнес-деятельности – неотъемлемая составляющая часть успешного развивающегося проекта. Существует несколько методов, как улучшить развитие компании.

Зачем нужна оптимизация бизнеса

Принимая решение о том, в какой отрасли строить свой бизнес, невозможно наперед спрогнозировать все риски, особенности и недостатки рынка. Любой рынок – это динамика в лучшую или худшую сторону, поэтому нужно уметь правильно и своевременно проводить процессы оптимизации для реорганизации существующей концепции ведения бизнеса.

Оптимизация работы начинается с определения задач. Чтобы провести эффективную работу по улучшению уже существующего проекта, необходимо изначально определиться с целью: для чего нужна оптимизация, какая ее роль, на каком этапе целесообразно проводить улучшение, и какой итог всей кампании.

При удовлетворительной работе предприятия, руководитель интуитивно понимает, что можно обслуживать клиентов быстрее, качественнее, охватить больший объем потенциальной клиентской базы. Для этого нужно провести комплекс работ, которые направлены на улучшение работы каждого сотрудника, отдела, центра ответственности. Оптимизация бизнеса необходима в таких случаях:

• при необходимости увеличить производительность предприятия;
• для увеличения качества обслуживания;
• в случае высокой конкуренции на рынке;
• для модернизации отдельных процессов компании, которые будут отвечать новым требованиям;
• для увеличения доходности;
• при необходимости сократить рабочие места, но увеличить производительность всего бизнеса;
• при расширении бизнеса;
• в случае сокращения производительности;
• для планового усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.

Работы по проведению оптимизации бизнеса проводятся на любом этапе развития. Однако, чаще всего, такие действия имеют четкую структуру, которая помогает увидеть текущие проблемы и методы их устранения.

Обязательные 4 правила эффективной оптимизации

Цель оптимизации бизнеса – улучшить продажи, увеличить эффективность работы, снизить недостатки. Однако для того чтобы такая структура работала, необходимо провести ряд процедур, которые направлены на изучение и составление модели ведения бизнеса на данном этапе.

Топ-менеджеры не должны проводить оптимизацию процесса в собственной компании. Это дело профессиональных структур, которые получили образование, владеют технологиями оптимизации, имеют опыт в проведении методик эффективного улучшения бизнеса.

Методы оптимизации процессов сегодня представлены в огромном количестве. Отличаются они по продолжительности, принципу внедрения, эффективности. Однако для того чтобы каждый используемый метод был действительно полезным для конкретного бизнеса, стоит соблюдать 4 основных правила оптимизации.

Правило №1 – Основа оптимизации

По сути, главная задача оптимизации – это сгруппировать все процессы бизнеса таким образом, чтобы в итоге он работал более продуктивнее, эффективнее, качественнее. Поэтому прежде чем проводить улучшение в отрасли или в бизнесе, в целом, необходимо выделить и разделить бизнес-процессы, составить условную пиктограмму, которая отвечает на вопросы:

• продолжительность бизнеса;
• эффективность и результативность (в цифрах прибыли);
• количество отделов, людей в каждом из отделов, количество руководителей и рабочего персонала;
• успехи на рынке за время существования;
• риски рынка;
• особенности ведения бизнеса, его специфика;
• ход протекания процессов.

Такая четкая структура позволяет увидеть «со стороны» все важные моменты и особенности конкретного бизнеса, в чем его «промахи», и какие действия дали результат. Проще говоря, основа оптимизации должна состоять из детального обзора конкретного предпринимательства, его целей и поставленных, но нереализованных задач.

Правило №2 – «Чистить рыбу с хвоста»

Данное правило дает возможность оценивать оптимальность от «частного к общему». То есть, стоит обратить внимание на отдельные недостатки продуктивности, ее нереализуемые моменты. К примеру, есть задача продавать 10 машин в салоне Люкс класса. На сегодняшний момент реализация – 5 машин. Специалист, при разборе данной ситуации учитывает такие моменты, как:

• продолжительность бизнеса;
• количество персонала;
• специфика рынка;
• конкуренция;
• ценовая политика салона;
• наличие привлекательных моментов для покупателя;
• качество реализуемого товара.

На основе полученных данных можно составить график, который покажет количество продаж, и что для этого делалось ранее. Специалист оценивает перспективы, дает рекомендации, которые помогут улучшить продажи при соблюдении конкретных правил. То есть, изначально ставиться цель, оценивается модель оптимизации и проводится ее внедрение. Такая суть определяется термином «оптимизация». Если же целесообразно применение «от общего к частному», то тогда процесс будет называться «реинжиниринг» или комплексное, системное изменение всего бизнеса, начина с основания.

Правило №3 – Гибкость оптимизации

Если бизнес работает слаженно несколько лет, есть определенная стабильность, которая не улучшается в динамике, но и не ухудшается, то целесообразно перед проведением оптимизации провести дополнительное исследование взаимодействия всех внутренних процессов слаженной системы. В некоторых случаях оптимизация – это полное перенаправление бизнеса, что может негативно сказаться на отдельных, ранее прибыльных структурах. Поэтому гибкость в оптимизации должна «сглаживать» возможные негативные моменты, которые могут проявиться как сразу, так и через некоторое время после реструктуризации.

Правило №4 – Человеческий фактор

При проведении оптимизации стоит быть готовым к тому, что не все сотрудники смогут оценить любые новшества. Поэтому нередко наблюдается сокращение рабочих мест на предприятиях с оптимизацией процесса. В любом случае стоит понимать, что оптимизация не ставит за цель сократить рабочие места, она ставит цель – перераспределить рабочие моменты таким образом, чтобы весь бизнес только выиграл. По сути, исчезает такое понятие, как «ненужный» человек в офисе, каждый работник занимается своим делом, четко выполняет задачи, следует графику.

Алгоритм введения оптимизации может понравиться не каждому сотруднику. Особенно тем, кто выполняет работу не продуктивную, не направленную на основную цель – получение прибыли. Можно привести пример распределения рабочих обязанностей в стандартном офисе, где один отдел из 5 человек выполняет задачу привлечения клиентов, улучшения маркетинговой продукции, а другой отдел из 10 человек занимается доставкой продукции до клиента. По сути, прибыль бизнеса зависит от привлечения клиентов, а систему доставки можно оптимизировать.

Методы, которые помогут оптимизировать бизнес

Пошаговая оптимизация бизнес-процессов, их концепция и варианты организации зависят от целей, специфики бизнеса и предполагаемого результата. Первые методы оптимизация бизнес-процессов компании, которые предусматривали полный анализ рынка и варианты расширения проекта, описаны в литературе М. Хаммера и Дж. Чампи.

До сих пор монография «Business process reengineering» считается лучшим материалом обучения для реструктуризации бизнеса. Однако с развитием рынка и бизнеса, в целом, появляются новые, более современные методы анализа и оптимизации бизнес-процессов.

Метод оптимизации инжиниринг

Инжиниринг – комплекс внедрения новых технологий информационного характера, которые помогают смоделировать существующую организационную структуру бизнеса. При оказании платных услуг инжиниринга бизнесмен получает консультации разного характера, которые помогут в дальнейшем обеспечить процесс производства, улучшить эксплуатацию сооружений, обслуживание хозяйственных объектов, продажи продукции. Существует консультативный, технологический и финансовый инжиниринг.

Специалисты, которые предоставляют услуги инжиниринга, обязаны иметь высшее инженерное, управленческое образование. Консультации данного характера подразумевают знания в области инженерии, а потому без специального образования получить конструктивную и полезную помощь невозможно.

Метод реинжиниринга

Реинжиниринг – это полный отказ от существующих бизнес-процессов и методов. Такой внутренний метод позволяет привлечь инвестиции, внедрить новые технологии, усовершенствовать технические средства, увеличить рост технологического прогресса. Используют методы сокращения ресурсов, кадров, разрывов «слепых мест», объединения работ нескольких отделов в один. Риск – возможная остановка производственного процесса, поскольку некоторые моменты требуют полного переформатирования существующего процесса.

Реинжиниринг является лучшим вариантом в том случае, если существующий бизнес не приносит реальной прибыли, стоит вопрос либо о банкротстве, либо об усовершенствовании существующего бизнеса. По сути, стоит быть готовому к тому, что производство на некоторое время нужно будет приостановить.

Метод непрерывного совершенствования (CPI)

Метод Total Quality Management

Создание нового продукта, который отвечает запросам современного рынка. В данном случае план может разрабатываться как параллельно существующему проекту, так и с заместительным подходом старой продукции. Мероприятия и действия программы направлены на поэтапное усовершенствование рабочих процессов, производству продукции изначально в ограниченный период времени.

Оптимизация бизнеса или отдельных его процессов – это обязательный момент в развитии. Однако выбирая конкретный метод, стоит обращать внимание не только на продолжительность его реализации, но и на итоговый результат. В некоторых случаях неправильная и непрофессиональная оптимизация ведет к снижению прибыли, продуктивности всего бизнеса.

О том, что такое оптимизация персонала знают и многие сотрудники, и тем более, кадровые специалисты. Однако отдельные тонкости данного процесса известны не каждому – так, оптимизация численности персонала на предприятии далеко не всегда является актуальным решением насущных проблем, либо должна в принципе подразумевать сокращение работников. Учитывая современные тенденции кадрового делопроизводства, оптимизации персонала и его численности должен уделять пристальное внимание каждый руководитель или HR-специалист.

Что такое оптимизация персонала

Процесс оптимизации в целом – это поиск наилучшего решения, которое по факту принесет как можно больший результат при наименьших затратах. Соответственно, оптимизация персонала – это процесс, в котором обеспечивается наилучшее соотношение расходов на поддержание штата и эффективности ведения его экономической деятельности . При этом методики проведения оптимизации могут быть разнообразными – современные достижения кадрового делопроизводства предусматривают огромное количество возможных вариантов действий для руководителей или HR-специалистов.

Необходимо разделять понятия оптимизации персонала и оптимизации численности персонала. Во втором случае подразумевается конкретное проведение кадровых мероприятий, изменяющих численность работников на предприятии или между его отдельными структурными подразделениями. В то время как комплекс мер по оптимизации персонала в целом может и не предусматривать изменения штатного расписания, а задействовать иные аспекты трудовой деятельности.

• Снизить затраты работодателя на обеспечение трудовой деятельности. Проведение процедур оптимизации в большинстве случаев направлено именно на уменьшение затрат. Достигаться эта цель может различными способами.
• Повысить фактическую квалификацию сотрудников. Процедура оптимизации часто связана с и улучшением их эффективности трудовой деятельности.
• Избавиться от неэффективных сотрудников. Кадровый состав любого предприятия нуждается в периодическом обновлении и удалении из него неэффективных работников – такие меры легче всего производить в рамках оптимизации персонала.
• Улучшить организационную структуру. Оптимизация персонала позволяет значительно упростить системы управления кадрами и дает возможность решить множество управленческих аспектов деятельности.

Это – лишь краткий перечень примеров позитивных аспектов оптимизации. Однако при ее проведении следует помнить о том, что неправильная оптимизация кадров может не только не поспособствовать достижению ожидаемых результатов, но и напротив – ухудшить общие экономические показатели компании, её имидж и состояние её работников.

Даже сейчас, во многих случаях, под понятием оптимизации персонала, как работники, так и работодатели подразумевают непосредственное проведение сокращений штата или его численности. Однако на практике, одно только сокращение не является эффективным инструментом оптимизации само по себе и может применяться лишь в комплексе с иными мерами, а может и не использоваться вовсе. Поэтому и работникам, и работодателям необходимо знать о том, что оптимизация персонала далеко не всегда угрожает кому-либо перспективами увольнения.

Как проводится оптимизация персонала на предприятии

Порядок проведения оптимизации персонала на предприятии во многих аспектах зависит от того, по какой методике она будет выполняться. Так, классический подход к оптимизации персонала выглядит достаточно простым мероприятием, однако имеет множество недостатков и не является актуальной методикой в современном HR-менеджменте. Однако многие работодатели прибегают именно к нему, поэтому ознакомиться с ним следует каждому участнику трудовых взаимоотношений.

Оптимизация численности персонала предприятия по стандартному методу предусматривает избавление от тех сотрудников, которые не участвуют непосредственно в формировании прибыли предприятия, либо вклад которых в ее формирование минимален. При этом иногда могут применяться достаточно жесткие меры в виде массовых сокращений с учетом сугубо экономических показателей. В таком случае негативными сторонами данного процесса может стать снижение продуктивности оставшегося персонала, удаление работников, которые косвенно позитивно влияли на эффективность труда, снижение имиджа предприятия и иные риски.

Современный подход к оптимизации численности персонала предусматривает более комплексное проведение всех связанных с ним процедур. Они разрабатываются индивидуально, с учетом всех особенностей конкретной организации, однако в целом пошаговая процедура может выглядеть следующим образом:

Необходимо понимать, что требует от работодателя большого количества компенсационных выплат. Более того, необходимо озаботиться тем, чтобы не имело место , например – нельзя вводить заново сокращенные ранее должности в течение года после проведенной процедуры.

Чтобы эффективно провести оптимизацию численности персонала и нивелировать все возможные риски, работодателям следует придерживаться некоторых правил. Эти простые советы помогут избежать возможных проблем и минимизируют издержки проведения оптимизации:

Оптимизация производства означает внедрение инновационных технологий и улучшение трудового процесса. Как правило, подобную модификацию проводят для того, чтобы повысить эффективность работы и снизить расходы предприятия.

В чем заключается оптимизация процессов производства

Оптимизация производства – это ликвидация недочетов предприятия, акцентуация внимания на достоинствах технологии. Процедура подразумевает прохождение трех этапов: планирование, утверждение и внедрение. Она способствует снижению количества управленческих ошибок и недочетов, уменьшению расходов на выпуск продукции, повышению прибыли предприятия и эффективности работы. Кроме этого, оптимизация производства может быть внедрена с целью выхода из финансового кризиса. Ее эффективность станет быстрее и очевиднее, если она будет направлена на основные технологические процессы.

Оптимизация управления производством должна проводиться в соответствии с утвержденным планом, где указаны все этапы и последовательность внедрения. Начать лучше всего с корректировки узких функциональных моментов, тогда снижаются риски предприятия и сохраняется возможность возврата к прежнему курсу. Как правило, соответствующие мероприятия проводятся в кратчайшие сроки.

Оптимизация производства подразумевает усовершенствование его структур, пересмотр их взаимосвязей и взаимодействий (функции одного подразделения могут быть возложены на другое). Обычно результатом подобных действий становятся: повышение конкурентоспособности, увеличение объема продаж и прибыли предприятия, формирование его положительного имиджа, но об этом чуть позже.

Помните, что перед проведением реформ необходимо выполнить анализ особенностей технологии, сформулировать задачи, создать схему бизнес-процесса.

Как оптимизировать производство без вложений в оборудование

Можно ли повысить производительность компании без вложений в оборудование? Редакция журнала «Генеральный директор» предлагает три способа оптимизации производства без покупки нового оборудования.

К чему приводит оптимизация производства на предприятии

Производственные компании проводят оптимизацию, чтобы повысить свою конкурентоспособность и, используя различные инструменты, уменьшить статью расходов. Однако далеко не всегда получается достигнуть поставленных целей. Иногда стоит пересмотреть подход, методы и пути внедрения, чтобы увеличить эффективность производства и прийти к желаемому результату. Такой вывод сделали специалисты BCG (Бостонской консалтинговой группы) после того, как изучали опыт работы многих промышленных предприятий (в том числе и российских).

Необходимость исследовать практику повышения производственной эффективности наступила тогда, когда конкурентоспособность российских компаний стала падать из-за того, что в начале 2010 года показатели роста заработной платы персонала, занятого в промышленности, не соответствовали темпу увеличения результативности труда.

Масштабность проблемы показана путем иллюстрирования динамики вознаграждения специалистов предприятия и эффективности их выработки. В Китае увеличение оплаты персонала в два раза превышало производительность, а в России – в восемь раз. Это свидетельствует о том, что относительная конкурентоспособность промышленных предприятий России значительно уменьшилась (сравнительно с аналогичными компаниями Китая). На снижение повлиял и тот фактор, что темп падения производства превышал сокращение количества работников.

В 2014 году расходы на выпуск продукции у наших промышленников достигли американского уровня. Ещё десятилетие назад один час работы стоил $7 в России и $18 в США, а на сегодняшний день это соотношение выглядит так: в России – $21,9, в США – $22,32. Бостонская консалтинговая группа приводит данные, свидетельствующие о том, что российские компании не могут производить товары дешевле, чем американские, вследствие увеличения заработных плат и расходов на энергию. Изменить положение вещей сможет только грамотная оптимизация производства.

Промышленные компании внедряют те или иные программы повышения эффективности, используя различные методы и формы. Многие достигли успеха в этом процессе: снизили расходы и увеличили прибыль, улучшили качество своего товара, сократили сроки поставок, повысили заинтересованность сотрудников. В силу недостаточно упорядоченных мер оптимизации ряд предприятий получил локальные преимущества. Компании, добившиеся ощутимых результатов, постепенно теряют свой «боевой запал», не достигнув главной цели – интеграции всего бизнес-процесса или применения нужных приемов во всех структурных подразделениях.

После проведения анализа способов успешного внедрения оптимизации специалисты сделали вывод, что неудачный исход может быть, если:

• не учтена специфичность подразделений и цехов;
• оптимизация производства не до конца просчитана, то есть нет четкой очередности использования инструментов и не продуманы последствия;
• основное внимание направлено только на методы внедрения;
• не разработаны инструкции для руководителей подразделений, на основании которых они могли бы управлять реорганизацией.

Практический опыт дает основания сделать вывод, что при изменении подхода к программе повышения эффективности ее можно активизировать.

Рассмотрим пример. Промышленное предприятие провело оптимизацию производства и достигло весьма высоких показателей продуктивности и качества продукции. Однако спустя некоторое время (3–4 года) результативность сначала остановилась, а потом и вовсе пошла на спад. Оптимизация производства этой компании предусматривала мероприятия, которые не были систематизированы, а направлены на отдельные цеха. После проведения аналитической работы была рассмотрена возможность целостного подхода. Компания дала программе «вторую жизнь». Сравнительный анализ показал необходимость определить приоритетность заводов, разработать и провести ряд мероприятий. Оптимизация затрат производства позволила снизить расходы до 15%:

• быстро провели перераспределение ресурсов предприятия и внедрили возможности создания максимальной стоимости;
• улучшили взаимодействие между заводами и выявили отклонения норм, например, показатели коэффициента полезной деятельности (КПД) и выхода продукции подверглись корректировке и стали использоваться для достижения результативности;
• выявили применяемые на предприятии инновационные методы и систематизировали их внедрение относительно всей технологической цепочки;
• оптимизация производства была скоординирована по принципу «сверху-вниз», что позволило эффективнее распределить материальные ресурсы.

• задействовать в работе наиболее важные факторы, влияющие на производительность труда;
• стремиться к достижению быстрых результатов;
• строго следовать определенному курсу, учитывая возможности предприятия.

Как оптимизировать производство с помощью системы канбан

Первую Канбан-систему внедрили в отделе техподдержки Microsoft в 2004 году. Через 15 месяцев производительность повысилась на 200%, а клиентские запросы стали выполняться на 90% быстрее. Узнайте, как внедрить эту систему в пошаговом алгоритме от редакции журнала «Генеральный директор».

Как ставить задачи оптимизации производства

Оптимизация производства предполагает решение задач, связанных с конкурирующими свойствами технологического процесса, такими как:

• объем продукции – расход сырья;
• объем продукции – качество товара.

Эффективное решение заключается в процессе поиска компромиссного варианта для таких свойств.

Чтобы определить задачи реорганизации, требуется упорядочить следующие параметры.

1. Наличие объекта и цели оптимизации. Задачи необходимо сформулировать отдельно для каждого объекта реформирования, то есть система не должна включать более одного критерия, потому что крайние значения одного параметра не будут совпадать с граничными показателями другого.

Пример неправильно сформулированной задачи: «Достичь максимально возможной производительности при минимальной себестоимости продукции».

Ошибка заключается в том, что задача направлена на оптимизацию двух величин, по сути, противоречащих одна другой.

Правильной может быть следующая формулировка:

1. Достичь максимально возможной производительности при установленной себестоимости продукции.
2. Добиться минимальной себестоимости продукции при запланированной производительности.

В первом варианте реорганизация направлена на производительность, а во втором – на себестоимость.

2. Наличие ресурсов оптимизации. Под ресурсами подразумевается, что выбранный объект должен обладать управляющими воздействиями, то есть некоторой степенью свободы.

3. Возможность количественного анализа оптимизируемой величины. Оценить эффективность оптимизации и сравнить результативность того или иного управляющего воздействия можно только тогда, когда есть конкретные количественные показатели.

Какие есть методы оптимизации производства

На современном этапе оптимизация затрат производства возможна при использовании разнообразных методик и стратегий. Все они более или менее благополучно применяются на практике и делятся на три основные категории:

1. Метод «снизу – вверх».
2. Метод реинжиниринга.
3. Метод директивного подхода.

Прием «снизу – вверх» проводится в отношении многих процессов на предприятии путем совершенствования методологии и технологии. Причем структура компании и основные производственные этапы не затрагиваются, оптимизация касается обычных подразделений. Реинжиниринг основан на кардинальных изменениях, внедряемых в бизнес-процесс, технологию и организацию производства с целью достижения качественно нового уровня. Метод директивного подхода предполагает сокращение финансирования подразделений предприятия на определенную сумму.

Сокращение затрат «снизу – вверх» – идеальная методика для достижения долговременного преимущества по расходам, не предусматривающая больших инвестиций и риска. Осуществление программы строится по принципу привлечения к реорганизации максимального количества сотрудников предприятия на всех этапах внедрения (разработка и реализация предложений по увеличению результативности труда и повышению эффективности технологических процессов, росту качественных показателей на всех этапах выпуска продукции).

Например, оптимизация издержек производства проводилась путем воплощения идеи закрыть подшипники рольганга прокатного стана, чтобы устранить вымывание масла и продлить срок службы. Результатом этой модернизации стала экономия около 20–30 тыс. долларов. Но если подобных идей будет сотня, то в годовом выражении эффект составит не один миллион долларов. Как правило, такие рацпредложения находятся на поверхности, стоит только обратить на них внимание.

Практически все компании могут оптимизировать расходы и повысить эффективность производства. Так почему же они этого не делают? Скорее всего, причина в организационной сложности процесса.

Несколько десятков лет назад ряд компаний столкнулся с подобной проблемой, работая с клиентами. Результатом решения вопроса стала разработка методов организации и внедрения на предприятиях крупных проектов, направленных на сокращение расходов «снизу – вверх». Программа получила название «ТОП» - тотальная оптимизация производства. Она основана на базе опыта ведущих мировых компаний и постоянно совершенствуется. Результаты анализа эффективности внедрения ТОП показывают, что оптимизация затрат производства привела к 16-процентному сокращению общих расходов на металлургических, горнодобывающих и целлюлозно–бумажных предприятиях.

Реинжиниринг – один из самых эффективных методов, направленных на повышение конкурентоспособности и снижение затрат предприятия. Этот способ требует значительного инвестирования и занимает много времени, что может аннулировать ожидаемый эффект. Помимо этого, ключевые процессы и технологии, используемые в базовых производственных отраслях, уже исчерпали свои ресурсы и не подлежат радикальной оптимизации. Все это говорит о том, что предприятию, задумавшему реинжиниринг, необходимо задуматься о сокращении целого ряда операционных расходов, чтобы оставаться конкурентоспособным во время проведения серьезных мероприятий, направленных на повышение эффективности производства.

Директивный подход часто является самым действенным и быстрым. Несмотря на эффективность этого метода, он очень часто страдает от отсутствия стратегических приоритетов. Сокращение бюджета подразделений может привести к тому, что предприятие не будет приносить прибыль, его доходы перестанут расти, а место на рынке окажется потеряно. Директивный подход стоит применять выборочно относительно тех структур, которые показывают свою неэффективность (например, по сравнению с конкурентами, большой штат работников кадровой службы).

Наглядный пример оптимизации производства

Сегодня масштабная оптимизация технологического процесса производства проводится на некоторых российских металлургических предприятиях. Например, на Выскунском металлургическом заводе в рамках выполнения программы внедрили 270 рационализаторских предложений, эффективность которых в течение двух лет составила 30 млн долларов.

Автомобильная компания Porsche в результате применения нововведений значительно сократила время сварочных работ (с шести недель до трех дней) и количество изъянов (в четыре раза).

Оптимизация производства Goodyear (выпуск шин) осуществляется путем внедрения программы, направленной на сокращение времени производственного цикла. Таким образом предприятие стремится увеличить результативность на 135%. В результате применения мероприятий расходы на товарно-материальные запасы сократились в два раза, а на сырье – на 15%.

Компания «Хортиця» оптимизировала управление предприятием по программе ERP-класса Oracle J.D. Edwards EnterpriseOne. Причем внедрение этого проекта на ЛВЗ осуществлялось с привлечением специалистов департамента и внешних консультантов. Дальнейшее развитие инноваций в компании продолжалось собственными силами.

Практика McKinsey дает основание сделать вывод, что эффективной может быть методика «снизу – вверх», когда с целью оптимизации производства были мотивированы к рационализаторской деятельности работники компании. Подобная программа в течение полутора лет может снизить расходы предприятия до 40%.

Основные принципы оптимизации производства на предприятии

Выше было сказано, что наиболее эффективно программа оптимизации производства внедряется по схеме ТОП. Теперь мы остановимся на этом способе немного подробнее.

Приемы данной программы абсолютно не похожи на другие методы оптимизации. Прежде всего потому, что при ее использовании изменения касаются не только эффективности производства, но и результативности работы сотрудников предприятия, их мотивации. Таким образом, программа нацелена на долгосрочное применение.

Комплексный подход

Из названия следует, что метод подразумевает комплекс целей: сокращение расходов, повышение производительности труда и качества продукции. В этом случае эффективность достигается путем расширения подразделений с низкими производственными показателями и получение дополнительной прибыли за счет того, что товар высокой кондиции меняет менее качественного предшественника. Например, на одном металлургическом комбинате во время внедрения ТОП реализовали предложение по замене подъемных механизмов, перемещающих рулоны листовой стали. Оптимизация литейного производства оказалась эффективной, так как края рулонов лучше сохранялись (на 80%), и, естественно, качество товара повысилось. Это дало предприятию возможность привлечь новых потребителей, увеличить количество выпускаемой продукции и поднять доходы компании.

Выявление конкретных целей сокращения затрат

Конкретные цели основываются на данных анализа передовых предприятий отрасли. На этапе начала внедрения ТОП перед структурными подразделениями ставится задача: на 40% снизить расходы, предусмотренные бюджетом. Причем расчет по сокращению затрат делается отдельно для каждого сектора, учитывая его специфику. Металлическое сырье – величина, не поддающаяся сокращению, а вот производственные отходы, неизбежные при производстве слябов, можно уменьшить. Когда нет возможности определить объем неснижаемых затрат, тогда ориентируются на показатели компаний, преуспевающих в данной отрасли. Как правило, 40% сокращаемых расходов равны 15–20% общих издержек. Разумеется, подобная оптимизация затрат на производство продукции – жесткий метод, тем более, что процесс осуществляется без особых дополнительных вложений. Но достигнуть цели вполне реально, так как это практически подтверждено многими зарубежными и отечественными предприятиями. Если подразделению удается решить поставленные задачи, то оно становится на голову выше своих конкурентов (даже если они считаются более успешными).

Использование существующего ноу-хау

За организацию и внедрение ТОП отвечают, в основном, руководители единиц. Обычно они более компетентны в вопросах специфики подразделений предприятия и знают, какие из них в большей степени обладают потенциалом повышения эффективности и какие пути оптимизации производства лучше использовать. Если привлечь в процесс внедрения ТОП смежников и клиентов данных структур, то можно дать более точную оценку результативности процесса. Тот факт, что в ходе реализации программы используются идеи работников, позволяет им чувствовать вовлеченность в жизнь компании. А это благотворно сказывается на корпоративном менталитете и настраивает на долгосрочное плодотворное сотрудничество.

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Использование нетрадиционных идей

Когда осуществляется реализация программы, многие прописные истины ставятся под сомнение. В качестве ориентира используют, как правило, опыт работы передовых компаний и наиболее удачные модели оптимизации производства. Например, в ходе осуществления программы повышения эффективности на металлургическом комбинате реализовалось предложение по увеличению количества емкостей, используемых для сборки шлака. Это казалось невозможным, но число применяемых контейнеров возросло в 10 раз благодаря внедрению нетрадиционной методики напыления жаропрочным составом. Результативность была точно отслежена.

Четкое отслеживание результатов

Условия оптимизации производства требуют, чтобы все предложения, принятые к исполнению, применялись строго в соответствии с планом и имели конкретный результат, который поддается измерению (например, снизить бюджет структурного подразделения на приобретение расходных материалов, сырья и т. п.).

Чтобы отследить ход реализации программы и выполнения планов, создается группа контроллинга. Ей предоставлены широкие полномочия и возможность общения с вышестоящим руководством. Перед группой ставится ряд задач, ключевой из которых является определение экономической эффективности реализации ТОП, разграничивая ее от всех прочих изменений в бюджете, которые могут быть обусловлены нестабильностью курса валюты, колебаниями цен на сырье и расходные материалы и прочими факторами.

• 4 метода оптимизации управления, которые используются на практике чаще всего

Сколько уровней имеет проект оптимизации производства

В процессе реорганизации происходит постепенное повышение эффективности компании, развивается ее квалификация, и она начинает использовать наработанные преимущества. Оптимизация производства предусматривает прохождение трех уровней зрелости, и предприятия, грамотно подошедшие к этому процессу, преодолевают их планомерно, постепенно переходя с одной ступени на другую.

Конечно, каждая компания реализует процесс оптимизации по-своему, находясь на своем этапе развития (уровне зрелости), имея индивидуальный план совершенствования.

Первый уровень оптимизации производства

На этой стадии формируется основа системы оптимизации производства. Работа направлена на анализ передовых практик, диагностируется фактическое положение технологических процессов, ставятся цели и формулируются задачи повышения эффективности. Причем тщательное изучение проводится в отношении ключевых показателей по нескольким КPI, которые лежат в основе высокой производительности (это, как правило, оборудование и технологические линии).

Специалисты ищут альтернативные способы снижения уровня производственных потерь за счет роста эффективности и качества, сокращения расходов и времени, необходимого для осуществления полного производственного цикла. На этом этапе очень важно обладать не только теоретическими знаниями, но и уметь их применять на практике (наладить оборудование и поддерживать его в рабочем состоянии), чтобы была возможность быстро улучшить функционирование отдельных структурных подразделений (заводов).

Рационализировав работу основных объектов и процессов на предприятии, таких как оборудование, логистика и управление, можно быстро перейти с первого уровня оптимизации производства (базового) на следующий более зрелый этап.

Второй уровень оптимизации производства (более зрелый)

Оптимизация производства переходит на новый уровень, если по окончании внедрения основных методов и технологических процессов начинается модернизация отдельных цехов и компании в целом. На этом этапе вырабатывают конкретные стандарты, создают благоприятные условия, привлекают экспертов и приступают к практическому применению теоретических знаний. Все это необходимо для того, чтобы не утратить накопленный в процессе работы положительный опыт. Обычно более зрелый этап занимает больше времени, требует систематизированного подхода и лучшей организованности сотрудников.

На втором уровне начинается оптимизация структуры производства в целом. В результате компания добивается сокращения расходов, которые не влияют на ценность самой продукции, другими словами, снижаются издержки на ее выпуск до 15% (исключение составляет сырье и другие комплектующие), материальные потери сводятся практически к нулю.

Компании страдают из-за нехватки специалистов определенного профиля, опыта руководства, экспертных групп, поддерживающих внедрение новой продукции, или конкретного распределения обязанностей. Такой вывод можно сделать, если учесть тот факт, что зачастую на предприятиях просто не обращают внимания на важнейшие моменты, связанные с организацией и инструментами управления, трудовыми ресурсами, квалификацией и профессиональной компетентностью сотрудников.

Мероприятия по оптимизации производства должны включать обязательное повышение навыков персонала, его профильное обучение, например, в сфере анализа потерь или контроля отходов в процессе выпуска продукции, в области технической поддержки и пр. По мнению специалистов, чтобы организовать эффективный товарный бизнес, потребуется не менее трех лет (а то и все пять).

Если оптимизация производства дала небольшой, но значимый результат, а комплекс реализован не полностью, можно провести ускорение мероприятий, чтобы перейти на второй (более зрелый) уровень. Эксперты считают, что ощутимой эффективности можно достичь только при условии планомерного и систематизированного внедрения разработанной программы при наличии профессионального управления.

Третий уровень оптимизации производства

Мероприятия третьего уровня проводятся в компаниях, которые способны оценить эффективность, полученную в результате проделанной работы, и не останавливаются на достигнутом, а продолжают действовать в направлении улучшения функциональности производства: пересматривают систему поставок и реализации, схему планирования и прочее. Таким образом предприятия переходят на следующий этап, на котором происходит не только оптимизация процесса производства продукции, но и применяется более сложный инструментарий (комплексное планирование, реорганизация управления, спецификация технологических циклов и др.).

Обычно компании, перешедшие на третий уровень оптимизации, полностью владеют информацией о расходах, не влияющих на ценность продукции. К этому времени уже реорганизованы технологические процессы. Эффективность структурных подразделений, заводов и оборудования отвечает требованиям мировых стандартов качества, а развитие компании возможно за счет производства, которое стало основной статьей дохода. К этому этапу уже разработаны и внедрены инновационные технологии для сегментирования продукции и стратегии управления, усовершенствовано планирование основного процесса и реализации.

Конечно, переход на новый уровень – сложная процедура, но если оптимизация производства осуществляется последовательно, то компания обязательно повысит свой потенциал.

Если предприятие стремится достичь более весомых результатов, то оно приступает к реорганизации управления и обслуживания, потому что большие расходы в этой части деятельности могут значительно снизить доходность бизнеса в целом. Эксперты отмечают, что для преодоления рубежа первого или второго уровня оптимизации компании внедряют короткие целевые программы, а для третьего используют обширный спектр инновационных технологий.

Возврат на первый уровень оптимизации производства

Моделирование и оптимизация производства нереальны без преодоления ряда трудностей, но они не могут быть поводом для того, чтобы махнуть на все рукой, потому что добиться эффективности так или иначе возможно. Для этого вам понадобится вернуться к начальному уровню и внедрять более короткие программы, охватывающие меньший спектр задач. Если использовать систему контроллинга, то при быстрой оптимизации эффективности можно добиться в минимальные сроки (вплоть до нескольких дней). Такой прием рекомендуют эксперты, которые имеют достаточный опыт работы и убедились в этом на практике.

Главное, чтобы оптимизация производства осуществлялась при помощи наиболее эффективных рычагов. Необходимо все тщательно изучить и сделать выводы о том, какие из методов стоит использовать в данный момент, а какие – позже. Для этого надо:

• установить преимущественную вероятность получения эффективности по времени, величине ресурса и материальных выгод;
• сосредоточить ресурсы, по которым может возникнуть дефицит, на производственных направлениях, выбранных для быстрой оптимизации;
• подготовить согласованные мероприятия для скорейшего внедрения инновационных методов в подразделениях, в рамках которых осуществляется оптимизация производства;
• создать условия, мотивирующие сотрудников к оперативной работе и оправдывающие определенные риски.

Как показывает практика, наиболее успешно быструю реорганизацию можно провести по 5 направлениям:

1. Оптимизировать использование оборудования, увеличив эффективность его работы, повысив качество обслуживания и сократив время простоя.
2. Оптимизировать экономичность заготовок, сократив потери, которые возникают из-за недостаточной мощности оборудования.
3. Реорганизовать логистику, повысив активность работы складских помещений и снизив транспортные расходы.
4. Оптимизировать ТМЗ, более точно рассчитав объемы выработки, сориентировав их на прогнозируемый спрос, что поможет упорядочить движение и потенциал сырья и материалов.

Запланированная программа пройдет успешно, если внедрять в наиболее эффективные сегменты предприятия небольшое количество специфических инструментов. По мнению экспертов, быстрая результативность наблюдается в следующих производственных сферах:

• улучшение работы оборудования;
• повышение квалификации сотрудников;
• уменьшение количества бракованной продукции.

Все вышеназванные области поддаются анализу и, как правило, не требуют больших капиталовложений. Кроме того, в этих сферах всегда есть потенциал для того, чтобы оптимизация объемов производства фирмы была эффективной.

• Бизнес-процессы склада: пошаговый план оптимизации комплектации заказов

Тотальная оптимизация производства: 6 этапов внедрения

Этап № 1. Организация процесса

Организация процесса ТОП – наиболее важный этап. Именно в этот период работы обозначают сферы деятельности, на которые будет направлена оптимизация производства, распределяются обязанности руководителей и членов групп, проводится подготовка участников процесса.

В качестве сферы реорганизации могут быть обозначены как небольшие структурные подразделения, так и более масштабные сегменты предприятия. Обычно в жизнеобеспечении оптимизируемой единицы задействовано не более 300 человек. Возглавляют процесс, как правило, руководители или их заместители в этих подразделениях.

Ключевым показателем для их отбора является желание принимать участие в оптимизации, уважение коллектива и, естественно, профессиональная подготовленность, интеллектуальные способности кандидата. Мотивировать руководителей стоит с помощью предоставления им возможности реализовывать идеи, которые до этого не использовались в силу разных объективных причин.

Кроме этого, необходимо дать шанс показать свой потенциал членам коллектива (рабочей группе) и головной администрации. Оптимизация расходов на производстве переходит в компетенцию руководителей групп: разработка предложений, расчеты эффективности, утверждение у вышестоящего начальства. Организация процесса ТОП, как правило, имеет следующий вид:

Этап № 2. Установка целей

Ключевая задача этапа – определение цели снижения расходов. Начать работу рекомендуется с расчета бюджета на единицу производства. Эту фазу можно упростить: во время формирования единиц надо ориентироваться на то, какое организационное деление установлено на предприятии, и на методику учета финансов. Когда бюджет объекта определен, составляется схема оптимизации производства, поступления сырья и материалов. Расходы каждой производственной единицы делят между всеми операциями и таким образом находят приблизительную цену отдельного бизнес-процесса.

После этого все издержки разбивают на две группы: технические и операционные (т. е. энергия и сырье), вычленяют несокращаемые расходы и затраты, не рассмотренные в проекте (предположим, амортизация). Обычно некоторая доля операционных и технических издержек попадает под категорию несокращаемых, величину которых определяют с помощью теоретических расчетов наименьших потребностей. Иначе говоря, высчитывают минимально допустимый уровень использования сырья и энергии при условии отсутствия отходов, утечки и т. п. Все остальные затраты предприятия относятся к группе тех, которые можно снизить.

Когда проведены все необходимые расчеты (установлен бюджет отделов и цехов, определены несокращаемые затраты), тогда перед единицами производства ставится новая цель – оставшуюся часть расходов уменьшить на 40%. Чтобы ее достичь, руководитель подразделения и его группа поддержки должны разработать экономически обоснованные рацпредложения, эффективность которых будет не менее 40% бюджета, подлежащего снижению.

Этап № 3. Разработка предложений по сокращению затрат

«Мозговой штурм» – ключевой метод, позволяющий выбрать идею, на основе которой будет проводиться оптимизация производства по издержкам. Организовывает и проводит мероприятие руководитель структурной единицы при участии членов инициативной группы, сотрудников подразделения, смежников и заказчиков. Как правило, результатом этой работы становится большое количество рацпредложений и идей, которые направлены на снижение расходов предприятия, повышение эффективности производства и улучшение качественного уровня продукции. Заметьте, что во внимание берутся абсолютно все, даже самые фантастические высказывания, потому что цель штурма – выработать наибольшее количество идей (вопрос их качества не поднимается).

Все поступившие предложения необходимо зафиксировать, оформить и занести в базу данных, после чего они проходят процедуру проверки на эффективность (дается оценка возможного финансового результата, определяется уровень риска, сроки и степень сложности внедрения программы). Если в итоге предпринятого мозгового штурма не выработалось решение, позволяющее снизить производственные издержки на 40%, тогда возникает необходимость проведения дополнительного опроса сотрудников подразделений, на базе которых планируется оптимизация, привлечь экспертов и изучить опыт ведущих компаний – представителей вашей отрасли.

Этап № 4. Оценка представленных предложений

На данном этапе дается оценка сложности реализации идей по оптимизации производства: уточняется объем капиталовложений, определяется эффективность внедрения (в том числе экономическая), согласовываются вопросы с поставщиками, смежниками и другими участниками процесса. По мере работы происходит замена предложений. Одним словом, идет постоянное переплетение третьего и четвертого этапов.

Итогом данной фазы должен стать готовый список идей, при внедрении которых производственный процесс и оптимизация производства будут максимально эффективными. Причем инвестирование должно окупиться в течение двух лет работы ком